Soha nem érsz a feladataid végére? Már a céljaidat is csak homályosan látod? Eltemet a napi munka, tüzet oltasz egész nap? Inkább kiszállnál az egészből? Nem könnyű a mai világban helytállni, mindenkinek megfelelni, minden feladatunkat megfelelően elvégezni. Sőt gyakorlatilag lehetetlen és nem is biztos, hogy szükséges.
A probléma az, hogy nem tudod mire mondj nemet és mit vállalj el.
Ha az előző lecke alapján megtetted már az első lépést, akkor jobb helyzetben vagy, mert együtt látod a kötelességeidet. Ez volt az első lépés, de ennél tovább kell menned.
Először is egy kicsit hátrébb kell lépned és felülről kell nézned magadat, a munkádat, kötelességeidet, az egész életedet.
Ha ezt megtetted, akkor meg kell határoznod a céljaidat és azokat a részcélokat (mérföldkövek), melyek segítenek a fő céljaid megvalósításában. Sajnos most még nem tartasz ott, hogy nekiállj azonnal megvalósítani ezeket a célokat. Ezt most még nem tanácsolnám, de jó ha tudod, hogy mik ezek, mert erre szükséged lesz a továbblépéshez és a mai gyakorlathoz is.
Térjünk vissza az első lépéshez. Azaz összeszedted a feladataidat, kötelességeidet. Ott van leírva előtted a feladatlistában. Ugye milyen sok? Tudom 50-100 vagy még ennél is több. Mit kezdhetsz ezzel a feladatlistával?
Második lépés: rendszerezés
Rendszerezned kell a feladataidat, azaz mappákba, projektekbe kell helyezned, hogy könnyebben átláthasd.
Hogyan állj neki?
Először is legyél tekintettel a céljaidra, amiket összegyűjtöttél, mert ez alapján szelektálnod is kell. Nézd át egyesével az összegyűjtött feladatokat és hozz döntést a következő kérdésekben:
- Fontos neked ez a feladat? Segíti a céljaidat? Biztos, hogy el kell végezned? Ha nem, akkor felejtsd el, töröld ki, kuka! Mehetsz tovább a következő feladatra.
- A feladatot el tudod végezni maximum 5 perc alatt? Ha igen, akkor végezd el és pipáld ki.
- Melyik mappába, melyik projektedhez kapcsolódik ez a feladat? Ha még nincs ilyen projekted, akkor nyiss egy új mappát (hozz létre egy új projektet).
Próbálj meg minden feladatot egy projekthez rendelni, azaz rakd be egy mappába, ahol később, amikor az adott projekttel, munkával foglalkozol, egyben megtalálod. Ha még nincs ilyen projekted, akkor vegyél fel egy új projektet.
Harmadik lépés: ütemezés (ürítsd ki az Inboxot)
Nagyon fontos (!), hogy az ütemezés nem azt jelenti, hogy helyezd el a naptárban, vagy adj neki időpontot. Ezt csak azoknál a feladatoknál tedd meg, amik konkrét határidővel, időponttal rendelkeznek. Ez általában valamilyen esemény vagy találkozó, de lehet ez egy határidős feladat is, mint pl. hogy műszaki vizsgára vidd az autód.
A többi feladatot rakd át az Inboxból, a megfelelő listába (átrakás közben egyből priorizálhatod is, azaz az legyen felül, ami a legfontosabb):
- Mai feladatok – Ha ma akarod megcsinálni.
- Következő feladatok – Ha a következő 1-2 héten belül kell megcsinálni.
- Valamikor talán – Ha még nem tudod mikor, vagy nem fér bele a következő 1-2 hétbe.
Nézd meg, hogyan lehet egyszerűen rendszerezni és ütemezni!
Ezzel kész is vagy. Üres az Inbox listád, ütemezted a feladatokat. Már csak egy dolgod maradt: Csináld meg a Mai feladataidat!
Következő leckében megmutatom, hogyan tudod fenntartani, frissen tartani a rendszeredet napról napra, úgy, hogy ez ne vegyen sok időt igénybe.