11229 felhasználó - 277660 feladat

A JustDoo alkalmazás tervezésénél figyelembe vettük a legújabb időgazdálkodási, hatékonysági és vállalkozás szervezési elveket.

Ezt egészítette ki a közel 10 éves időgazdálkodás tanácsadási tapasztalat. Persze ha ezt mind összerakjuk, akkor egy nagyon bonyolult és kevésbé használható eszköz jön ki belőle. Őszintén bevalljuk, hogy az első próbálkozásunk így is sikerült, ezért ezzel nem is jelentünk meg a piacon. A tapasztalatok és letisztult elvek alapján készítettünk egy olyan alkalmazást, ami könnyű kezelést tesz lehetővé amellett, hogy támogatja az időgazdálkodást és a minél hatékonyabb feladatvégzést.

Az időgazdálkodás sok apró és néhány nagyon fontos, szinte kritikus elemből áll, melyeket úgy építettünk be az alkalmazásba, hogy ezeket az előnyöket azok is élvezhessék, akik nem ismerik ezeket az elveket. Van azonban néhány olyan alapelv, amit érdemes megismerni annak érdekében, hogy valóban sok időt tudjunk megtakarítani. Ezek közül most a 3 legfontosabbat emeljük ki, melyek a tervezés, fókuszált munkavégzés és a delegálás. Ha csak ezt a három módszert beépítjük az életünkbe, akkor 30-50%-al is hatékonyabbak lehetünk.

 

Kipróbálom a JustDoo-t JustDoo súgó


Néhány hasznos lehetőség a JustDoo projektkezelőben

  • Alprojektek kezelése hierarchikusan (Korlátlat/több szintű projektek kezelése)
  • Közös munka esetén a hozzáférés megfelelő szabályozása
  • Időgazdálkodási alapokra épül
  • Saját naptár + Google calendar integráció
  • Időhöz kötött feladatok megfelelő kezelése
  • Időhöz nem kapcsolható feladatok listás kezelése (ezek kezelése naptárban frusztrációt okozna)
  • Időzített feladatok automatikusan (amikor eljön az idejük) bekerülnek a kiemelt listákba
  • Információk strukturált (fastruktúra, mint a számítógépen a mappák) kezelése.
  • Csatolt információk, fájlok feltöltése vagy csatolása más felhős szolgáltatásból (dropbox, Google Drive, ...).

Tervezés - Reggeli Tervezés

A Reggeli Tervezés módszertanról készítettünk egy e-book-ot, mely innen le is tölthető: Reggeli Tervezés időgazdálkodási módszertan Röviden itt is leírjuk a lényegét, hogy mihamarabb élvezhesse az előnyeit. A munkát soha ne az e-mailek olvasásával kezdje, ehelyett inkább a napjának megtervezésével!

A Reggeli Tervezés naponta mindössze 5 percet vesz igénybe, de csak akkor, ha ezeket a  feltételeket betartja:

  1. Gyűjtse össze az összes feladatot és írja be a feladatlistájába.
  2. Minden munkanap végezze el a tervezést.
  3. Az első feltételt csak egyszer kell megtennie, ami valószínűleg egy-két órába is beletelik, de már ez nagy hatással lesz arra, hogy kicsit máshogy tekintsen az életére. Ha megfigyeli, hogy mennyi teendője, kötelessége van, akkor valószínű, hogy elgondolkozik azon, hogy ezt mind meg tudja-e, meg akarja-e csinálni. A második feltétel talán még fontosabb. Csak akkor fog kialakulni ez a szokás és beépülni az életébe, ha minden munkanap elvégzi. Csak akkor lehet nyugodt afelől, hogy végérvényesen kialakul ez a szokás, ha kihagyás nélkül sikerül legalább 2 héten keresztül végrehajtania. Ha kimarad egy nap, akkor kezdje újra a 2 hetet. Ha kialakult a szokás, akkor a későbbiekben már nem kell amiatt aggódnia, hogy ha kimarad egy nap, akkor elveszíti a hatékonyságát. Természetesen az a legjobb, ha ezt a szokást ugyanannyira betartja, mint a reggeli fogmosást, de ha néha egy nap kimarad, akkor annak csak annyi hatása lesz, hogy a következő alkalommal ennyivel több ideig fog tartani a tervezés.

 

A kérdés már csak az, hogy megér-e Önnek 2 hét gyakorlás (naponta mindössze 5 perc), annak érdekében, hogy innentől kezdve rendszerezettebb legyen és nyerjen napi egy órát? Ha a válasz igen, akkor építse be a Reggeli Tervezés szokást a munkakezdésébe.

Mit kell tennie a Reggeli Tervezés alkalmával?

Nézzük azt az állapotot, amikor már rendszeresen használja a Reggeli Tervezést. A listái fel vannak töltve, a feladatok is rendszerezve és ütemezve vannak, kivéve néhány tegnap napközben érkezett feladatot, melyeket az INBOX-ba rögzített. Ha van még olyan feladat, amit nem írt le, akkor azokat írja be az INBOX listájába, vagy továbbítsa a feladatokat tartalmazó e-maileket a JustDoo-ba (felhasználónév@justdoo.hu). Nézzen rá az INBOX listájára és egyesével kezelje az ott talált feladatokat. Az áttekintéskor alapvetően 2 dolgot kell minden feladattal tennie:

  1. Tegye be a feladatot a megfelelő projekt mappába
  2. Döntsön arról, hogy mikor fogja megoldani ezt a feladatot
    Ha nincs sok projektje vagy feladata, akkor az első lépést akár ki is hagyhatja. Persze ezt nehezen tudjuk elképzelni, de kezdetben élhet ezzel a lehetőséggel, hiszen később bármikor kialakíthatja a projekt (mappa) struktúráját és akár utólag is rendszerezheti a feladatait, és a csatolt információkat. Amit viszont semmiképp sem hagyhat ki, az az ütemezés.

 

Mit kell tennie a feladatokkal?:

  • Azonnal megoldja (ha kevesebb mint 5 perc alatt meg tudja tenni)
  • Átmozgatja a [Mai feladatok] közé (ha ma fogja elvégezni)
  • Átmozgatja a [Következő 10 nap] listába (ha 1-2 héten belül)
  • Átmozgatja a [Valamikor, talán] listába (ha nem mostanában fogja megcsinálni)
  • Elhelyezi az [Határidős] feladatok közé (ha konkrét időponttal rendelkezik)
  • Delegálja (ha nem Ön fogja megoldani)
  • Törli (ha mégsem kell megcsinálnia)

 

Ez sok lehetőségnek tűnik, de egyszerűen az egérrel át tudja tenni a bal oldali listákba egy mozdulattal a feladatot, így gyorsan el tudja végezni az ütemezést. Ha kiürítette az INBOX-ot, és van még hely a [Mai feladatok] listában, akkor egy-két feladatot áthúzhat a [Következő 10 nap] listából. Ne terhelje túl a mai listáját, gondoljon arra, hogy napközben még közbejöhetnek váratlan dolgok. Már csak egy dolog van hátra, a Mai feladatok listában határozza meg a sorrendet (a legnehezebb vagy a legfontosabb feladattal kezdjen!).

Fókuszált munkavégzés - JustDoo

Ha megtervezte napját, akkor nincs más hátra, mint hogy nekiálljon és végrehajtsa a betervezett feladatokat. Nagyon fontos, hogy egy olyan feladattal kezdjen, ami a céljait előreviszi, ami egy fontos feladat. Vagy ha épp nem tervezett mára ilyet, akkor azzal kezdjen, amelyiket a legkevésbé szereti. Valami jó nagy visszataszító feladattal kezdjen, ahogy az amerikaiak mondják, "Edd meg a békát!". És ne csak kezdje, hanem fejezze is be! Az emaileket csak akkor nézze meg, ha végzett a nap feladatával! A fókuszált munkavégzés lényege igen egyszerű: csak az adott feladattal foglalkozzon, kapcsoljon ki minden mást és csinálja meg. Ha túl nagy a feladat, akkor iktasson be előre megtervezett szüneteket. Persze tudjuk, hogy ezt könnyű leírni, de nagyon nehéz megvalósítani.

 

Néhány tipp és tanács ezzel kapcsolatban:

 

  • Készüljön elő! Az asztalon és a számítógépen is csak az adott feladattal kapcsolatos információk, segédletek legyenek. Minden mást tüntessen el!
  • Fogadja meg, hogy a következő 30-60 percben csak ezzel a feladattal foglalkozik! Ha kell indítson egy stoppert.
  • Kapcsoljon ki minden külső zavaró tényezőt! Telefon, email figyelmeztető, skype, facebook, ... Jelezze a munkatársainak is, hogy most ne zavarják. Tudjuk, hogy ezt nehéz megtenni, de törekedjen erre. Alakítson ki időkereteket pl. minden óra 00-45-ig, amikor nem kommunikál.
  • Fokozatosan szokjon rá az egyre hosszabban tartó fókuszált feladatvégzésre. Ha Ön nem rutinos ebben, akkor kezdje 15 perccel és naponta növelje 5 perccel ezt az időintervallumot. Sokan mondják, hogy egyszerre több dolgot is jól tudnak csinálni. Lehet, hogy így van, azonban minden erre vonatkozó kutatás és teszt ugyanazt az eredményt hozta ki, azaz azok, akik csak egy dologgal foglalkoztak egyszerre és sorban végezték a feladatokat, minden esetben hatékonyabban voltak és a munka minősége is lényegesen jobb lett.

Delegálás - feladat kiadás

Ha vezető beosztásban dolgozik, vagy vállalkozó, akkor nincs jobb módszer arra, hogy hatékonyabban dolgozzon, azaz több eredményt érjen el adott idő alatt, mint akkor, ha a feladatai egy részét kiadja valakinek. Sokan félnek attól, hogy ha nem ők csinálnak meg egy munkát, akkor az nem olyan lesz mint azt elvárják, és így utána még egyszer annyit kell vele foglalkozni, stb. Pedig ez általában nem így van. Egyszerűen nem tudnak jól feladatot kiadni. Tanuljon meg jól delegálni! Nincs más esélye! Ha ki akar törni a mókuskerékből, akkor muszáj a feladatai egy részét kiadnia. Tudjuk, hogy arra gondol, hogy inkább megcsinálja, mert akkor az biztosan jó lesz. Ha ezt teszi, soha nem fogja elérni azokat az életcélokat, melyeket kitűzött. Meg kell bíznia a munkatársaiban, partnereiben. Alapvetően nem azért végzik el rosszabbul a feladatokat az alkalmazottak, mert rosszabb képességűek vagy nem figyelnek oda vagy ... és sorolhatnánk tovább. Sajnos nem ez a fő ok. Alapvetően azért nem működik a delegálás, mert rosszul csinálja! A jó hír, hogy odafigyeléssel ezt Ön is meg tudja tanulni. A jó delegálás néhány egyszerű lépésből áll:

  • Pontosan határozza meg a feladatot, és lehetőleg írásban adja ki!
  • Határozza meg a határidő(ke)t és az elérendő eredményeket!
  • Ha szükséges, bontsa kisebb feladatokra!
  • Adjon lehetőséget a visszajelzésekre, alakítsa ki a megfelelő kommunikációt!

És végül bízzon meg abban, aki elvégzi a munkát!

Gondolja végig a feladatait, gondolja át mit lehetne delegálni. Fogadni mernénk, ha eltöltenénk Önnel a "munkahelyén" egy napot, számos feladatot találnánk, melyet más is el tudna végezni. Mindenképpen delegálja azokat a feladatokat, melyeket rendszeresen vagy sokszor végez. A hosszabb ideig tartó feladatokat pedig mindig vizsgálja meg abból a szempontból, hogy legalább egy részét ki tudnád-e adni valakinek! Ha mindent Ön akar elvégezni, akkor az igazán fontos feladatokra nem marad ideje.

 

A JustDoo természetesen támogatja a fenti módszereket, így napi használatával rendkívüli mértékben meg tudja növelni a hatékonyságát és ezáltal több pénze lesz vagy több ideje marad a családjára, a fontosabb dolgokra. Próbálja ki a JustDoo-t és néhány nap után érezni fogja a hatását. Sőt nem csak egy eszközt kap, hanem elküldünk Önnek egy 10 részes időgazdálkodás tanfolyamot is, ami további ötleteket, módszereket ad arra, hogyan növelje a hatékonyságát, hogy végre több szabad ideje legyen, hogy végre elérje az igazi céljait, hogy azzal foglalkozhasson, amivel tényleg szeretne.