Általánosságban a home office munkáról

A távmunka nagyon más, mint egy munkahelyen a munkavégzés. Ha még nem csináltál ilyet, akkor érdemes ezzel tisztában lenni ahhoz, hogy jól, eredményesen tudd végezni a munkádat ebben a megváltozott helyzetben. A bejegyzésben végignézzük azokat a dolgokat, amire figyelned kell. Nem csak az eszközökről lesz szó, amiket most kell használnod, hanem meg kell változtatnod kicsit azt a módszert, ahogy eddig dolgoztál. Olyan dolgokra is figyelned kell, amire eddig nem volt szükség. Nem könnyű, de ha betartod a legfontosabb elveket, ha átveszed és alkalmazod azokat a tanácsokat, melyeket magadra nézve hasznosnak találsz, akkor már sokkal könnyebb lesz.

Hogyan dolgozz otthon?

távmunka, home office justdoo feladatkezelő

Másképp is és hasonlóan is, mint a munkahelyeden. Nézzük át sorban a legfontosabb dolgokat ezzel kapcsolatban.

  • Hogyan alakítsd ki a „munkahelyed”?
    – Ne az ágyból dolgozz! Ha nincs külön szobád, akkor is legyen legalább egy íróasztal (asztal), egy kis elkülönített hely a lakásban, ami mindenki számára (számodra, családtagjaid számára) azt jelzi, hogy most épp dolgozol.
    – Különítsd el a „munkahelyedet” és a munkaidődet a napi egyéb teendőktől, szórakozástól. Azaz ha lehet nyugis legyen a környezeted. TV ne szóljon, rádió is csak olyan, ahol zene megy és nem híreket mondanak. Facebook tilos munkaidőben! Egy fejhallgató is sokat segíthet abban, hogy kicsit elválaszd magad a lakásodtól, a családodtól, amíg dolgozol.
    – Ez egy más helyzet, mindenkinek, a családtagjaidnak is, így beszéljétek át ezt a helyzetet, figyeljetek egymásra. Alakítsatok ki egy napirendet.

  • Mikor, hogyan dolgozz?
    – Úgy dolgozz, mintha a munkahelyeden lennél. Azaz kelj fel akkor, mintha munkába mennél. Tedd meg ugyanazokat a dolgokat reggel, öltözz fel úgy, mintha bemennél a munkahelyedre.
    – Jelentkezz be a közös munkahelyi chat csoportba reggel!
    – Tervezz jobban! Dolgozz még szervezettebben! Használd ki azt a lehetőséget, hogy most nem tudnak elérni a munkatársaid percenként egy kérdéssel. Persze chat-en elérhetnek, de ezt korlátozzátok. Ez a chat munkaidőben tényleg csak a legfontosabb munka jellegű témákra korlátozódjon.
    – Tervezd meg reggel a napodat (Reggeli tervezés), állítsd össze a Mai feladatok listát! Így napközben láthatod a haladást, ahogy sorban pipálod ki a feladatokat.
    – Az elkészült anyagokat, fájlokat csatold az adott feladathoz a JustDooban. – Munkaidő végén tedd le a munkát!

  • Kommunikáció a munkatársakkal.
    – Legyél elérhető, de tisztázzátok azt is, hogy milyen témában milyen csatornán kommunikáltok.
    – Legyen egy közös chat, ahol az azonnali, mindenkit érintő kérdéseket meg tudjátok beszélni.
    – Legyenek külön chat szobák az adott témákra, ahol csak azok vesznek részt, akiket ez érint. Fontos, hogy itt is csak azokat a feladatokat beszéljétek át, amik sürgősek, halaszthatatlanok.
    – A projektekkel, feladatokkal kapcsolatos kérdéseket a JustDoo-ban egyeztessétek, annál a feladatnál (feladat megjegyzések) és annál a projektnél (projekt üzenőfal), amire vonatkozik a téma. Így átláthatóan és később könnyen visszanézhetően megmarad minden egyeztetés.
    – Telefonon is legyél elérhető, az azonnali, egyedi kérdések miatt. Azonban ezt a csatornát csak végszükségben használjátok.
    – E-mail. Egymás közti kommunikációra nem tanácsos ezt a csatornát használni. Chat, telefon gyorsabb, JustDoo-ban pedig ott tudjátok megbeszélni a kérdéseket, ahol azokat meg is kell oldani, így könnyen áttekinthető marad és mindenkinek egyértelmű.

  • Emberi tényezők, viselkedés megváltoztatása
    – Ne panaszkodj! Ez a helyzet mindenkinek nehéz. Az ügyfeleidnek is. Legyél megértő velük is! A problémákat hatékonyan kell kezelni, most nincs itt az ideje annak, hogy panaszkodjunk az ügyfelek miatt. Egymásra vagyunk utalva, csak megértéssel tudunk urrálenni ezen a helyzeten és újjáépíteni, talán kicsit máshogy az életünket.
    – Ha másokkal élsz együtt (gyerekeid, társad), akkor ebédidőben, vagy ha épp végeztél egy nagyobb feladattal, figyelj rájuk, tölts minél több időt velük. Ha végeztél a munkáddal, akkor pedig rájuk koncentrálj! Ez a helyzet nekik ugyanannyira nehéz, értsd meg őket, figyelj az ő igényeikre is. Beszéljétek át az igényeiteket!
    – Ha nem dolgozol, akkor hagyd el a „munkahelyed”. Azaz ne ugyanannál az íróasztalnál olvasgasd a híreket, facebook-ot. A kikapcsolódás más helyen történjen. Ha van egy tableted vagy okostelefonod, akkor azt használd ne a munkaeszközödet (amikor nem dolgozol). Menj más helyre, ne az íróasztalodnál kapcsolódj ki!
    – Testmozgás. Tudom ezt most nem könnyű megoldani, de keresd meg azokat a lehetőségeket, melyeket az idegenekkel való távolságtartás mellett meg tudsz csinálni. Szellőztess rendszeresen. Ha van erkélyed gyakrabban használhatod, mint máskor. Akár megismerkedhetsz így a szomszédaiddal is. Ha van kerted és el tudsz oda jutni úgy, hogy nem kell idegenekkel találkoznod, akkor most szebbé teheted egy kis testmozgással.
    – Szabadidődben hívd fel a szüleidet, nagyszüleidet, barátaidat. Ahogy te is vágysz egy-két jó szóra, támogatásra, így vannak ezzel mások is. Ne csak a vírusról beszéljetek! Az élet megváltozott. Az, hogy ebből a jót hozod ki, csak rajtad múlik.

Vezetőként mire figyelj?


Talán a legfontosabb most, hogy megértsd, az alkalmazottaid, a csapatod a legnagyobb érték, ez a záloga a későbbi fejlődésnek. Legyél megértő, empatikus velük. Ez most egy közös probléma, amit csak közösen együttműködve, egymást támogatva tudtok leküzdeni. A járványnak egyszer vége lesz és akkor együtt kell azon dolgoznotok, hogy újraépítsétek a vállalkozást. Talán már nem ugyanúgy, mint eddig. Talán jobban, szervezettebben, emberibben. Ez most egy lehetőség is, hogy átgondold, újratervezd a céged! Persze a munkát most is el kell végezni, amiért továbbra is te maradsz a felelős.

A munka így, hogy nem tudsz közvetlenül személyesen irányítani, még nagyobb tervezést igényel, de ez hatékonyabbá is teheti azt, aminek meglesz később a gyümölcse. Amit eddig papíron vagy excel táblákban terveztél, érdemes projektek alá szervezned. Ebben és a feladatok kiadásában, ellenőrzésében is nagy segítséget nyújt a JustDoo.
Ellenőrzés. Igen ez is fontos, azaz tudnod kell, hogyan haladnak a munkák, projektek. A legjobb, ha az eredményeket várod el és nem azt, hogy mikor, mennyit dolgozott egy munkatársad, hisz ezt úgyse nagyon tudod ellenőrizni. Ahhoz, hogy az eredményeket, a teljesítést mérni tudd, megint csak a jobban szervezett, jobban kiosztott, jobban meghatározott, az elvárt eredményeket is tartalmazó feladatkiadás lehet a segítségedre.

Figyelj a munkatársakra, legyél empatikus. Kérdezd meg hogyan vannak, tudsz-e segíteni nekik bármiben. Mire van szükségük, akár technikailag, akár máshogy?

Kommunikáció. Kommunikálj többet a munkatársaiddal, a megfelelő csatornákon, erről feljebb már írtam. Céges közös chat kicsit szabadabban, ne csak a munkáról. Azért figyelj, hogy ez ne szabaduljon el, azaz munkaidőben elsősorban a munkával kapcsolatos dolgokat beszéljétek meg. A felmerült problémákat kezeljétek. Jó esetben, ha jó a csapatban az összhang, akkor a munkatársaid egymást segítik. Ezt támogasd és köszönd meg nekik az áldozatos munkáikat! Nekik sem könnyű otthon a család mellet a munkára koncentrálni.
Reggel jelentkezz be a közös chat-be, köszöntsd a munkatársaidat! Nap végén köszönd meg a munkát! Ez a néhány perc kamatostul meg fog térülni a napi lojálisabb munkájuk miatt.

Milyen eszközök segítik a távmunkát?

Nagyon sok eszköz áll már rendelkezésünkre ahhoz, hogy jól tudjuk végezni távolról is a munkánkat. A kommunikációt segítik a különböző chat alkalmazások, a telefon és az e-mail is, bár ezt nem javaslom a cégen belüli kommunikációra. Hogy miért nem javaslom az e-mail-t erre, arról egy kicsit már korábban beszéltem, de lesz erről egy külön bejegyzés is. Minden eszközt arra kell használni, amire a legjobb.

Chat alkalmazásokkal az azonnali kommunikációt lehet megoldani. Ha még gyorsabb elérés kell azonnal, akkor ott a mobil. Komolyabb kérdések, feladatok, projektek, munkák átbeszélésére egy projekt-feladat-csapatmunka támogató szoftver alkalmas a legjobban, hiszen strukturáltan (adott projektnél, adott feladatnál) lehet az információkat megosztani. Ebben lehet óriási segítség most a JustDoo. Használd ki a lehetőségeit a legjobban. Ebben segíteni fogok a következő blogbejegyzésekben is, de érdemes megnézni a régebbi bejegyzéseket vagy a videós bemutató oldalt is.

Néhány linket megosztok itt, ami segít a JustDoo bevezetésében, használatában:

Munkatársak felvétele, kezelése

Bemutató videók

JustDoo kézikönyv

Érdemes a blogot is olvasgatni

Dolgozz otthonról, távmunkában!
Támogatás: +36 30 969 1072