Mennyi időt is fordítasz egy munkára?
Bízom benne, hogy a Reggeli tervezés szokása már kialakult benned. Ez az első dolog, amit minden nap meg kell tenned. Azonban akkor tudsz jól tervezni és akkor nem fog frusztrálni a napi feladatlistád, ha elég jól be tudod lőni, hogy mennyi feladatot tervezel a Mai napodra.
Ehhez viszont jól kell tudnod megbecsülni az egyes feladatok idejét. Ez csak gyakorlással megy.
A JustDoo feladatkezelő segít ebben, ugyanis már minden feladatnál megadhatod a tervezett időt. Ha használod az időmérés funkciót, akkor elég gyorsan ki fog derülni, hogy mennyire tudsz jól tervezni. Tudom az elején nem mindig sikerül jól eltalálnod azt, hogy ténylegesen mennyi ideig is tart majd a feladat, de gyakorlással ez jobban fog menni. Azért egy idő után érdemes utánanézned, hogy mi is volt annak az oka, hogy egy feladat 2-3-szor annyi ideig tartott, mint amennyire becsülted. Ennek egyébként legtöbbször az az oka, hogy rendszeresen megszakítod, megszakítanak a munkádban. Ezeket a megszakításokat nevezik időrablóknak, melyeket a JustDoo segítségével könnyen azonosíthatsz és így már elkezdhetsz védekezni is ellenük.
A tervezett idő megadása még egy előnnyel fog járni. Ilyenkor a JustDoo ugyanis visszaszámolja a hátralevő időt (akkor is, ha több részben oldasz meg egy feladatot). Ez a visszaszámolás segít abban, hogy fókuszált maradj és ne kezdjél el más dolgokkal foglalkozni. Próbáld ki és oszd meg a tapasztalataidat itt a bejegyzés alatt!
Újdonságok a JustDoo projektkezelőben
Listák rendezése dátum vagy projekt alapján
Hosszú listák esetén – ilyen tipikusan a „Valamikor, talán” lista és néha a „Következő feladatok” lista is – segítheti az átláthatóságot, ha nem csak a kézzel beállított prioritás szerint tudod áttekinteni a listát, hanem dátum szerint, vagy a szerint, hogy a feladatok melyik projekthez tartoznak. Ennek érdekében ezeknek a listáknak a fejlécében megjelentek ezek a rendezési lehetőségek.
Napi emlékeztetőbe bekerültek az értesítők is
A napi emlékeztető levelek tartalmát kiegészítettük az utolsó 3 napban keletkezett értesítők listájával is. Az értesítők (buborék) azokat az elemeket tartalmazzák, melyek a közös munka alatt változtak.
Például változott egy kiadott feladat készültségi foka vagy egy közös feladathoz megjegyzést fűzött az egyik munkatársunk, stb. Ezeket az értesítőket a webes felületen a fejlécben levő buborékra kattintva lehet megtekinteni.
Munkanapló exportálása táblázatkezelőkbe
Amennyiben naplózzuk a munkánkat, akkor a korábbi bejegyzésben bemutatott módon, grafikonon és táblázatos formában is visszanézhetjük azt. A táblázatos nézetet egészítettük ki egy olyan funkcióval, hogy ki lehessen exportálni CSV formátumban az adatokat, melyet tetszőleges (pl. Excel) táblázatkezelővel fel lehet dolgozni és így még jobban kielemezni. Ezzel a módszerrel tudjuk a legjobban megtalálni az időrablóinkat, illetve azokat a tevékenységeket, melyekre a kelleténél több időt fordítunk.
Céges működést támogató funkciók
A következő újdonságok azoknak lesznek hasznosak, akik a cégük hatékonyabb működéséhez használják a JustDoo vállalkozás szervezőt. Azoknak, akik hatékonyabban, szervezettebben szeretnének dolgozni. És kiemelten azoknak a vezetőknek, menedzsereknek, akik szeretnék tudni, hogy mit csinálnak az alkalmazottaik, mennyire hatékonyak és hogyan lehetne növelni a hatékonyságot, a szervezettséget.
Céges hierarchia kialakítása
Az első lépés, hogy kialakítsuk a céges hierarchiát, azaz meghatározzuk a menedzsereket és azok közvetlen beosztottait. Ezt az a felhasználó tudja megtenni, aki a céges csoport előfizetője.
Az ábrán láthatjuk, hogy a „M” betű jelöli azt, akit menedzsernek jelöltünk és „B” betű azt, akit közvetlen beosztottunknak. A beosztottnak vissza kell igazolni ezt a státuszt, mivel a beosztott menedzsere láthatja a feladat naplóját.
A menedzsernek jelölt munkatársunk akár egyben lehet a beosztottunk is, de ő már szintén kiválaszthatja a beosztottait, akiknek látni fogja a statisztikáját.
Beosztott munkájának áttekintése
Amennyiben vannak beosztottaink és a beosztottak naplózzák a munkájukat, akkor nem csak a saját munkánkat tudjuk áttekinteni grafikonon vagy táblázatos formában, hanem a munkatársakét is. Mivel ez teljesen online megy, így még azt is látjuk, hogy éppen most mivel foglalkozik az adott alkalmazottunk. A beosztott naplóját is ki lehet exportálni, így elemezhetjük az alkalmazottak munkáját és ha kell átszervezéssel javíthatunk is a hatékonyságukon. Az is lehet, hogy ezek a statisztikák fognak rávilágítani az egyes alkalmazottak erősségeire vagy éppen gyengéire, amiket jól kezelve szintén komoly hatékonyságnövekedést érhetünk el céges szinten.
Munkatársak státuszának megtekintése
Az egyik legnagyobb időrabló, amikor megzavar minket egy munkatársunk a számára nagyon fontos kérdéssel. Ezt a helyzetet el lehet kerülni a státuszfigyelő segítségével. A funkció a [Partnerek] fülről érhető el. A gombra kattintva egy külön ablakon láthatjuk a munkatársaink státuszait (dolgozom, szünet, …). A státuszok automatikusan frissülnek, és változás esetén vastag betűsekké válnak, így figyelhetünk arra, hogy csak akkor menjünk át az adott munkatársunkhoz, amikor éppen nem dolgozik.
Bízunk benne, hogy ezek az új és meglehetősen egyedi funkciók segítenek majd az időrablók felkutatásában, a hatékonyabb személyes és csapatmunka kialakításában. Még nem értünk a végére az ilyen jellegű fejlesztéseknek, ezért várjuk a témával kapcsolatos észrevételeket, kérdéseket, ötleteket.