Az első 3 leckében megtanultuk, hogyan lehet a kisebb feladatainkat rendszerezni, ütemezni. A feladatlisták (inbox, mai feladatok, következő, valamikor) gyors megoldást nyújtanak arra, hogy hatékonyan tudjunk dolgozni ezekkel a teendőkkel.
A mai leckében arról lesz szó, hogyan tudjuk kezelni a nagyobb munkáinkat, projektjeinket, főleg abban az esetben, ha nem csak egyedül dolgozunk rajtuk.
Projektek
A David Allen féle GTD® módszertanban – amit követ a JustDoo is -, projektnek neveznek minden olyan feladatot, amit több részfeladatra lehet bontani.
Én személye szerint nem veszem ennyire szigorúan, mert ez esetben nagyon sok projektünk és még több elemi feladatunk lenne, ami nagyon nehezen átláthatóvá tenné a rendszerünket és így csökkentené a hatékonyságot.
Mondok egy példát, hogy egyértelmű legyen, miről is beszélek. Festékpatront kell vennem a nyomtatóba. Ez a feladat több részfeladatból áll:
- meg kell nézni, hogy mindegyik szín kifogyott-e
- interneten több áruházat meg kell nézni az árak, kiszállítási díjak miatt
- meg kell rendelni a festékpatronokat
- át kell utalni az összeget
Én ezt annak ellenére, hogy több elemi feladatból áll, egy feladatnak tekintem, aminek vannak részfeladatai is. Ugyanakkor például egy új nyomtató vásárlása vagy egy autó eladása már semmiképpen sem tekinthető egy feladatnak, hanem az már egy projekt, melyhez több különálló, elvégzendő feladat tartozik.
Nem könnyű megmondani, hogy mi tekinthető még feladatnak és mi az ami már projekt, de van néhány szempont, amikor már érdemes egy munkát projektként kezelni:
- ha többen vesznek részt ebben a munkában
- ha több napot vesz igénybe ennek a „feladatnak” az elvégzése
- ha vannak olyan részfeladatai ennek a munkának, amik önmagukban több órát igényelnek
- Ha valószínű, hogy egyszerre nem tudjuk ezt a feladatot elvégezni.
Hogyan kezeljük jól a projektjeinket?
Egy komplex feladat vagy egy nagyobb projekt hatékony, sikeres megoldása másképp történik, mint egy kisebb feladaté. Az nem működik, hogy nekiesünk és addig csináljuk, amíg el nem készül. Egy projekt esetében komolyabb előkészítésre van szükség és ha többen dolgozunk egy projekten, akkor azt koordinálni is kell. Nézzük, hogy mire lesz szükség:
Adatok, információk egy helyen
Egy sima feladatra is igaz, hogy akkor tudjuk hatékonyan megoldani, ha könnyen elérjük azokat az információkat, adatokat melyek szükségesek az adott feladat elvégzéséhez. Egy nagyobb munka, projekt esetében ez hatványozottan így van. Nagyon sok időt tudunk azzal megspórolni, ha minden szükséges információ azonnal a rendelkezésünkre áll, amikor dolgozunk.
Ezért szükséges az, hogy a feladatokhoz, projektekhez csatolni tudjunk kiegészítő információkat, akár file-okat.
Ideális, ha az adott projekthez kapcsolódó összes feladat és információ (adatok, file-ok, leírások) egy helyen található meg. Az pedig már hab a tortán, ha a munkával kapcsolatos kommunikáció is itt érhető el és nem pl. a levelezőnkben szétszórva.
A JustDoo projekt kezelő teljes mértékben támogatja ezeket a szempontokat. Azaz egy kattintással elérhetjük a projektjeinkhez kapcsolódó összes feladatot, információt vagy akár a hozzá kapcsolódó megbeszéléseket is.
Részfeladatok, ellenőrző listák (csekklisták)
Nagyobb feladat esetén érdemes néhány percet arra szánni, hogy részekre bontsuk. Olyan elemi részekre, melyeket már könnyen átlátunk és nagyjából meg is tudjuk saccolni, hogy mennyi időt kell rájuk szánni.
Ezek a részfeladatok egyfajta ellenőrző lista szerepét is betöltik, folyamatosan segítve egy nagyobb feladat esetén a továbblépést. A szerepük még nagyobb, ha nem egyedül dolgozunk egy feladaton, vagy éppenséggel kiadunk egy feladatot.
Csapatmunka, kommunikáció
Egy nagyobb projektet általában nem egyedül valósítunk meg, hanem többen csapatmunkában. A JustDoo-ban a projekt adatlapon lehet meghatározni, hogy mely kollégáinkkal vagy akár külsős partnerekkel együtt fogunk az adott projekten közösen dolgozni.
A projektbe bevont személyek látnak minden oda berakott információt és feladatot, de csak a saját feladataikat tudják szerkeszteni. Arra azonban lehetőség van, hogy a többi feladathoz is hozzászóljanak, segítsék a megvalósulásukat.
Minden egyes projektben külön meghatározható, hogy kikkel dolgozunk, így nagyon rugalmasan építhetőek fel a munkákat elvégző csapatok.
Amennyiben szükséges, a projekten belül közvetlenül is ki lehet adni (delegálni) feladatot egy munkatársunknak. Fontos, hogy pontosan definiálni kell egy kiadott feladat esetén az elvárt eredményeket, célokat, a határidőket, a felelősségeket és biztosítani kell minden szükséges információt valamint a kommunikációs lehetőségeket.
Céges projektek
Ha nem egyéni vállalkozásunk van, akkor szükség van a munkatársak munkájának közös koordinációjára, azaz egy olyan projektstruktúrát kell használni, amit minden munkatársunk ugyanúgy lát. Erre valók a céges projektek. Természetesen itt is meg lehet határozni minden projekt esetén, hogy ki fér hozzá az adott projekt tartalmához (feladatok, információk a projektben), ki vehet fel oda saját feladatokat. A céges projektek megosztását (hozzáférését) a következő videó mutatja be:
Összefoglalva, a projektjeink segítenek abban, hogy könnyebben átlássuk azt az akár több száz feladatot, melyeket szeretnénk elvégezni előbb vagy utóbb. A „projekt nézet” abban is sokat segít, hogy rá tudjunk fókuszálni egy nagyobb munkára, hiszen itt összegyűjtve látunk minden alfeladatot és információt. Nem utolsó sorban a projekt a csapatmunka legfőbb színtere is. Céges felhasználás esetén a projektekről részletes vezetői statisztikák érhetők el a menedzserek számára.