Mi annak a legfőbb jele, hogy mókuskerékben vagy?
Az előző lecke alapján felelevenítetted a régi céljaidat, vágyaidat. Talán kicsit át is értékelted az életedet. Újra benned van az a bizsergés, hogy igen meg tudom csinálni. Azonban gyorsan visszazuhanhatsz a földre, mert rájössz, hogy már régóta mókuskerékben vagy, amiből nem tudsz kiszállni.
Honnan tudhatod, hogy már benne vagy a mókuskerékben?
Ha az időd jelentős részében a napi teendőkkel vagy elfoglalva (beszerzés, ügyfelek, partnerek, számlák, szakmai kérdések, …), akkor egyszerűen egy alkalmazott vagy a saját vállalkozásodban. Ha csak tűzoltásra van időd, nem a fontos, hanem a sürgős feladatokkal foglalkozol, ha már nem is emlékszel a valódi céljaidra, akkor már nem az életeden dolgozol, hanem csak vegetálsz vagy épp mások céljait valósítod meg. Benne vagy egy mókuskerékben, amiből nem tudsz kiszállni.
Ezt az állapotot csak úgy tudod megváltoztatni, ha időt teremtesz magadnak arra, hogy kicsit felülről tekinthess a vállalkozásodra, munkádra, hogy a stratégiára is tudj koncentrálni.
De hogyan tudsz időt teremteni, amikor így is napi 10-12 órát dolgozol?
Tanulj meg jól delegálni!
Nincs más esélyed! Ha ki akarsz törni a mókuskerékből, akkor muszáj a feladataid egy részét kiadnod. Tudom, hogy arra gondolsz, hogy inkább megcsinálod magad, mert akkor az biztosan jó lesz. Tedd ezt, de akkor soha nem fogod elérni azokat az életcéljaidat, melyeket kitűztél. Meg kell bíznod a munkatársaidban, partnereidben.
Nem azért végzik el rosszabbul a feladatokat az alkalmazottak, mert rosszabb képességűek vagy nem figyelnek oda vagy … Ugye még nagyon sok okot tudnál felhozni. Sajnos nem ez a fő ok. Alapvetően azért nem működik a delegálás, mert rosszul csinálod!
A jó hír, hogy lehet jól is delegálni és ezt Te is meg tudod tanulni.
A jó delegálás néhány egyszerű lépésből áll, amire azonban oda kell figyelni:
- Pontosan határozd meg a feladatot, és lehetőleg írásban add ki
- Határozd meg a határidő(ke)t és az elérendő eredményeket
- Ha szükséges, bontsd kisebb feladatokra
- Adj lehetőséget a visszajelzésekre, alakítsd ki a megfelelő kommunikációt
Gondold végig a munkádat, mit lehetne delegálni. Fogadni mernék, ha eltöltenék veled a „munkahelyeden” egy napot, számos feladatot találnánk, melyet más is el tudna végezni. Mindenképpen delegáld azokat a feladatokat, melyeket rendszeresen vagy sokszor végzel. A hosszabb ideig tartó feladatokat pedig mindig vizsgáld meg abból a szempontból, hogy legalább egy részét ki tudnád-e adni valakinek!
Ha mindent magad akarsz elvégezni, akkor nem tudsz kitörni a mókuskerékből.
Hogyan segít neked ebben a JustDoo?
A JustDoo rendszer erőssége az egyszerű feladatkezelőkkel szemben, hogy hatékonyan támogatja a jó delegálást, segíti a fenti szempontok szerinti feladatkiadást és a csapatmunkát is.
Először is fel kell venned azokat a munkatársakat, partnereket, akikkel együtt szeretnél dolgozni. Ld. a lenti rövid videót. Egyszerűen add meg a munkatársad e-mail címét. Ha már regisztrált a JustDoo rendszerbe, akkor a neve fog megjelenni a listában. Ha még nem, akkor egy meghívót fog kapni és miután regisztrált, megjelenik a neve a Munkatársaid között.
Ha céges csomagod van, akkor biztosíthatod munkatársaid számára a korlátlan használatot. Ehhez egyszerűen kattints a neve melletti csoport ikonra. Ezután az ő neve vastagon fog látszódni.
Fontos, hogy a felvett munkatársak nem látják a Te feladataidat, információidat. Csak azokat látják, melyeket Te delegálsz ki nekik, vagy azokat, melyek egy megosztott projekt alatt vannak és őket felvetted az adott projektbe.
Delegálás, feladatkiadás
Egy feladatot egyszerűen úgy tudsz delegálni, hogy a feladatra rádobod a kiválasztott munkatársad nevét. A munkatársad ennek hatására kapni fog egy e-mailt erről a kiadott feladatról, és megjelenik a feladat az ő INBOX listájában. Nálad ez a feladat dőlt betűtípusra vált, és addig marad ilyen amíg a munkatársad át nem veszi a feladatot.
A feladat átvételét úgy tudja jelezni a munkatársad, hogy ütemezi a feladatot, azaz INBOX listájából átmozgatja egy másik listába (Mai feladatok, Következő feladatok, …) attól függően, hogy mikor tudja azt megoldani.
Kommunikáció
A feladat kiírást csak Te tudod módosítani. Ha valami észrevétele van a munkatársadnak a feladattal kapcsolatban, akkor azt a feladatra duplán kattintva egy megbeszélések ablakban tudja megtenni. Itt tudjátok tisztázni a felmerült kérdéseket.
A feladat kiíráshoz csatolhatsz file-okat is, ezzel segítve a munkát. A munkatársad az eredményeket szintén csatolhatja ehhez a feladathoz. A delegált százalékosan jelezheti, hogy hol tart a feladat megoldásában. Amennyiben 100%-ra állítja a feladatot, akkor erről automatikusan kapsz egy e-mailt. A feladatot ezután ellenőrizd le és ha minden rendben, pipáld ki!
Projekt megosztás
Ha egy projekten többen dolgoztok, akkor a projekt adatlapon tudod kiválasztani azokat a munkatársakat, akik az adott projekt alá felvett feladatokat és információkat látni fogják. Ők a delegáláshoz hasonlóan csatolhatnak file-okat és használhatjátok a megbeszélés ablakot is a kérdések tisztázására.
Egy közös projekt segíti a csapatmunkát is. Létrehozhatsz olyan projektet, ami a közös információ megosztást vagy bizonyos dolgok átbeszélését támogatja. Például felvehetsz egy „Brainstorming” nevű projektet amit megosztasz a munkatársaiddal. Így egy-egy ötletet ezen a felületen tudtok megvitatni.
A közös projekt alatti feladatoknak is lehet határidejük vagy időintervallumuk, amit a naptáradban meg is tekinthetsz. Így akár létrehozhatsz egy „Szabadságok” vagy „Közös események” projektet is, ahol mindenki felveheti a szabadságait vagy megoszthatja egy közös rendezvény időpontját.
Egy ilyen eszköz nagy hatással lehet a csapatmunka sikerére, hiszen egy helyen megtalálható minden információ és feladat, ami az adott projekttel kapcsolatos. Mindennek nyoma van, ami a projekt értékelésekor kincset fog érni.
Feladatkiadás, delegálás
A feladatkiadás, delegálás csak akkor lehet sikeres, ha betartunk néhány lépést. A videóban bemutatjuk, hogy mik ezek a pontok és a JustDoo hogyan támogatja ezeket.