14590 felhasználó - 340679 feladat

Időgazdálkodás tréning - 4. lecke: Időrablók

Az első 3 lecke gyakorlatiasan mutatta be, hogyan tudsz kialakítani egy hatékony időgazdálkodási rendszert.
A mai leckében néhány általános időgazdálkodási problémával és azok megoldásával foglalkozunk. Ma kicsit több lesz az elmélet, de szeretnék gyakorlati tanácsokkal is szolgálni. Sőt remélem, hogy Te is írsz egy-két bevált ötletet a lecke alatti "komment" részbe.

Időrablók, időrabló tevékenységek

A mai rohanó világunkban rendkívül sok olyan külső hatás, információ ér minket és annyi módon (fb, mobil, üzenetek, telefonok, ...) amik befolyásolják a munkánkat. Annyira ebben élünk, hogy szinte már észre sem vesszük amikor bizonyos események elveszik az időnket. Nem is gondolnád, de ezek az időrabló dolgok a tényleges idejüknél sokkal jobban hátráltatnak Téged is.

Gondolj csak bele, hogy éppen egy nagyobb munka közepén vagy...
Csörög a telefon vagy bejön egy kollégád és egy másik "nagyon fontos" dologgal kapcsolatban kéri a segítséged. Agyad tele van még az előző munka részleteivel. Most jön egy másik dolog aminek helyet kell csinálni. Sajnos agyunk véges, ezért az új információ kiüti az előző gondolatot. Ezt az új feladatot is szeretnénk jól megoldani, ezért végiggondoljuk minden oldalról, megtöltjük agyunkat ezzel a problémával. Ezzel gyakorlatilag leromboljuk azt a struktúrát, amit eddig felépítettünk agyunkban.

A probléma az, hogy amikor visszatérsz az eredeti feladathoz, akkor újra fel kell építened a gondolatsort, ahol tartottál, sőt jó eséllyel valami ki is marad, ami már minőségi problémákat is okozhat. És akkor még nem is beszéltünk a feladat csúszása okozta stresszről.
Kik, mik ezek az időrablók? Összegyűjtöttem számodra a legfontosabbakat.

Először is kezdjük magunkkal:

  • Egyik legnagyobb időrabló a rossz időben történő kommunikáció (egy feladat közepén: e-mail, sms, telefon, messenger, egyéb üzenet).
  • Facebook, hírek, információk olvasgatása. Ezzel semmiképp se kezd a napod! Ebédidő a legalkalmasabb erre.
  • Érdekes, "fontos" internetes oldalak böngészése (minél élvezetesebb, annál gyorsabban telik az idő!).
  • Nem igazán fontos vagy más által is elvégezhető feladatok végzése. Ezt tipikusan akkor tesszük, amikor egy "nemszeretem" feladatot kellene elvégezni.
Család, barátok:
  • Poénos e-mail.
  • Munkaidőben megbeszélni az otthoni dolgokat (hazafelé hangolódj rá az otthoni dolgokra, így kevesebb konfliktusod lesz és megérti a másik fél, hogy napközben nem kell ezekről beszélni).
  • Munkaidőben hosszasan beszélgetni egy barátunkkal, ismerőssel.
Munkatársak (szintén nagy időrablók lehetnek):

A munkatársad ráadásul nem csak a Te idődet, hanem a többi munkatársad idejét is rabolja. A cégen belüli kommunikáció egy külön óriási téma, így erre most nem térnék ki, de mindenképpen tanácsos kialakítani és elfogadtatni egy "kommunikációs szabályzatot", ami leírja, hogy milyen esetben, mikor és milyen csatornákon történhet a kommunikáció.

Partnerek:

Szintén sok idődet rabolják el a partnereid, akikkel Te foglalkozol személyesen. Itt is több dologra érdemes figyelni és alkalmazni:
  • Valóban csak Te vagy képesek ezekkel a partnerekkel beszélni vagy erre ki tudod képezni egyik munkatársadat is? Szervezd ki ezt a munkát! Ez hosszútávon kötelező.
  • Vizsgálj meg minden ilyen partnert, hogy valóban megéri-e neked ennyi időt rá áldozni! A tapasztalatok azt mutatják, hogy ezen partnerek csak egy kis százaléka hoz jelentős bevételt, a többi esetében valójában többe kerülhet neked ez a munka.
  • Próbálj más kommunikációs csatornát választani, olyat amihez nem kell azonnal reagálni. Ilyen az e-mail vagy hívjuk inkább vissza mi a partnert később, amikor nem borítja fel a napirendünket és felkészültünk rá.

Mit tehetsz az időrablókkal?

Láthatjuk, hogy mennyire sok időrabló van és mennyire szerteágazóak. Néha nem is vesszük észre, ezért legyünk mindig éberek. Általános recept nincs, de néhány fontos szempontot kiemelnék, melyet érdemes mérlegelned ezekben az esetekben.

Tudj nemet mondani

Ez egy általános időgazdálkodási szabály, de nagyon érvényes az időrablók esetén is. Tudom, hogy nem könnyű, de muszáj minden esetben egy döntést hoznod, hogy valóban meg kell-e és valóban neked kell-e csinálnod ezt a feladatot.

Tudj nemet mondani a kellemes időrablókra (munkaidőben egy jó beszélgetés, facebook nézegetés). Ezekre csak akkor fogsz tudni nemet mondani, ha jól szervezett feladat beosztásod van. Ha látod, hogy még ma mennyi feladatot kell megcsinálnod, akkor nehezebben tudnak elcsábítani ezek a dolgok. Persze ez nem azt jelenti, hogy minden nap sok feladatot ütemezz be! Sőt ezt kerüld el, mert ezzel ugyanazt a hatást fogod elérni. Ha reménytelennek látod a helyzeted, akkor inkább nem is állsz neki.

Kommunikáció

A kommunikáció időgazdálkodási szempontból (is) egy kétélű fegyver, mivel a hatékony működés szempontjából elengedhetetlenül fontos, hogy minden szükséges információ időben a rendelkezésedre álljon. Ugyanakkor a felesleges kommunikáció rendkívül sok idődet elveszi.
Persze tudom, hogy nem robotok vagyunk, így a kommunikációnak mindig lesznek a hatékony munkavégzés szempontjából felesleges elemei is, de azért törekedni kell ennek a csökkentésére.
Amit még meg tudunk tenni ezügyben, hogy a megfelelő csatornát választjuk. Hogy melyik csatornát válasszuk, az az adott helyzettől is függ. Hiszen sokszor hatékonyabb egy rövid személyes megbeszélés, mint körleveleket küldözgetni. Mégis általánosságban azokat a kommunikációs eszközöket tartom hatékonyabbnak, melyek lényegre törően, tömören és lehetőleg írásban történnek.
Végezetül nézzük meg néhány csatorna előnyeit, hátrányait:

Előny Hátrány
Személyes azonnali visszajelzés nem ütemezhető, kizökkent a munkából
Telefon azonnali visszajelzés kevésbé ütemezhető, kizökkent a munkából
SMS speciális esetekben alkalmazható nehézkes használat túl rövid tartalom
e mail nyoma marad, nem igényel azonnali választ kéretlen levelek (spam)
Skype msn, ... ügyfélszolgálati helyeken zavarja a munkát

A kommunikációval kapcsolatban is igaz az, hogy tudjunk nemet mondani, ami lefordítva annyit jelent, hogy NE legyünk mindig elérhetőek.

Talán akkor tudsz a leghatékonyabban védekezni az időrablókkal szemben, ha tervezetten dolgozol. Ezért érdemes minden nap a Reggeli Tervezéssel kezdened és jól feltöltened a Mai feladatokat. Jó ha tisztában vagy a Céljaiddal, mert így könnyebb lesz nemet mondanod egy érdekes dologra, ami nem visz előre a céljaiddal kapcsolatban.