13597 felhasználó - 317071 feladat

Időgazdálkodás paradoxona

Új fejlesztések a JustDoo projekt és feladat kezelőben. Átláthatóbb felület, jobb csapatmunka

A feladataink szervezésére általában két eszközt szoktunk használni. Vagy egy naptárban kezeljük a feladatainkat vagy pedig feladatlistákat használunk.

A naptárral az a probléma, ha bejön egy nem várt feladat vagy esemény, amivel foglalkozni kell, akkor az felborítja az egész heti tervünket, így lehet mindent tologatni, ami elég frusztráló tud lenni. Ha nem tologatunk mindent, akkor meg feltorlódnak a feladatok és a végén annyi lesz egy napon, ami reménytelenné teszi az elvégzésüket.
A feladatlistákkal a probléma az, hogy egy idő után nagyon meg tud nőni a méretük, amit már nehéz áttekinteni egyszerre. Sok időt vesz el így a kezelésük és sokszor előfordul, hogy egy határidős feladat így elkallódik, nem készülünk el vele.

Mi lehet akkor a megoldás?

Megoldás, ha okosan ötvözzük a két elem előnyeit és kiküszöböljük a hátrányokat.
Azaz a naptárunkat csak olyan feladatok esetén használjuk, melyek tényleges határidővel rendelkeznek. Ezek tipikusan valamilyen eseményhez kapcsolódnak vagy fix határidős feladatok, mint pl. az adóbevallás.

Nincs több elfelejtett feladat

A feladatlistánkat három részre bontjuk az alapján, hogy mikor akarunk az adott feladatokkal foglalkozni. A MAI listába kerülnek azok a feladatok, melyeket ma kell megoldanunk. A KÖVETKEZŐ x napi listába azok kerülnek, melyekkel a következő 1-2 hétben kell dolgoznunk, míg a VALAMIKOR listába kerülnek azok a feladatok, melyekkel majd csak később valamikor kell foglalkozni.
Ez a fajta bontás lehetővé teszi, hogy napi szinten ne kelljen nagyon sok feladattal foglalkozni, hiszen nap közben elég a MAI lista, és reggel a nap megtervezésekor is csak egy plusz, még áttekinthető listával a KÖVETKEZŐ feladatok listájával kell foglalkozni.

Reggeli, napi tervezés a JustDoo feladatkezelővel
További részletek a Reggeli Tervezésről >>

Ahhoz, hogy ezek a listák megfelelően működjenek lehetőleg kézi rendezgetések nélkül is, a határidővel rendelkező feladatoknak automatikusan mozogniuk kell a listákban az idő múlásával. Azaz ha egy feladat határideje több mint 2 hét, akkor az még a VALAMIKOR listában található. Azonban ahogy közeledik a határidő, átkerül a KÖVETKEZŐ listába, majd az adott napon automatikusan megjelenik a MAI feladatok között.

Emlékeztetők később esedékes feladatokra

Még egy probléma szokott felmerülni, amit kezelni kell. Ez pedig az, hogy vannak olyan feladatok, melyekkel még az esedékességük előtt foglalkozni kell.

Vannak olyan feladatok, melyekkel mostanában nem kell foglalkozni, de majd néhány hónap múlva vissza szeretnénk térni hozzájuk, hátha akkor már aktuálissá válnak. Ezeknek a feladatoknak nincs konkrét határidejük, így nem valók a naptárba. Mivel nem mostanában kell megoldanunk, ezért a Mai vagy a Következő 10 napi listába sem kerülnek be. Valamint vannak olyan határidős feladatok, melyekkel a határidő előtt kell már foglalkozni, mert sokáig tart megoldani vagy azért mert elő kell készíteni valamit előtte (pl. egy előadásra felkészülni).

Az ilyen feladatok kezelésére használhatunk egy másik dátum mezőt, ami egy emlékeztető lesz erre a feladatra. Így ezek a feladatok is időben a látóterünkbe kerülnek, és így időben meg is tudjuk oldani.

Reggeli, napi tervezés a JustDoo feladatkezelővel

A JustDoo egyedülálló módon támogatja a Reggeli Tervezés módszertanát, támogatja a naptár és a lista szerinti szervezést, valamint az emlékeztetők használatát is annak érdekében, hogy mindig azzal tudjunk foglalkozni, amivel kell és ne legyen több elfelejtett feladat.