Hatékonyság = tervezés + fókuszált munka
Nézzük, hogyan lehetsz sokkal hatékonyabb ha használod a Reggeli Tervezést és a JustDoo fókusz funkcióját. A feladatok mérésének, dokumentálásának az a legnagyobb akadálya, hogy maga a mérés és dokumentálás is időt vesz el, így a feladat elvégzése tovább tarthat. Ennek most vége, nincs több kifogás.
A JustDoo-ban az időmérést úgy valósítottuk meg, hogy az nem vesz el tőled egy percet sem, nem kell többet dolgoznod vele, mert szinte minden automatikusan történik egy-egy kattintásra, amit a mérés nélkül is meg kellene tenned (pl. feladat pipálása, alfeladat pipálása, adatlapba lépés, …). Nézd meg magad most azonnal, hogy tényleg így van. Lépj be a JustDoo-ba és kövesd a lépéseket:
- A munkanapodat kezd a Reggeli Tervezéssel (inbox ürítése, Mai nap feltöltése, az első feladat kiválasztása).
>>> Kattints az oldal tetején levő [Reggeli Tervezés] gombra! - Mielőtt bármi másba fognál, oldd meg a nap legfontosabb feladatát.
>>> Kattints a [Dolgozom] gombra. - Tarts egy kis szünetet.
>>> Válaszd ki a [Szünet] állapotot a „Dolgozom” felirat melletti nyíl segítségével! - Állj neki a nap második legfontosabb feladatának vagy dolgozd fel az e-mailjeidet.
>>> Állítsd le a [Szünet], majd kattints a [Dolgozom] gombra.
Ennyi az alap, amit be kell gyakorolnod, amit a szokásoddá kell tenned, hogy hatékonyabbá válj. Van még néhány részlet, ami felmerül a használat közben, és persze ott vannak azok a fránya időrablók, amit most már végre kezelned kell. Nézzük, akkor a részleteket, kérdés-válasz formában!
Mit csináljak, ha valaki megszakít, miközben dolgozom?
Az első 1-2 hétben ne küzdj ellene, egyszerűen dokumentáld. Azaz amikor valaki/valami megszakít a munkádban, válaszd ki a [Megszakítás] állapotot a „Dolgozom” felirat melletti nyíl segítségével. Ekkor elindul az óra, ami most a megszakítás idejét méri. Az óra mellett van egy mező, amibe beviheted, hogy mi volt a megszakítás oka.
Ha vége a megszakításnak, akkor kattints a stop gombra, ezzel dokumentálod a megszakítást és a munka mérése is automatikusan folytatódni fog.
Ha ezt következetesen csinálod 1-2 hétig, akkor lesz egy olyan statisztikád, amiben jól láthatod a megszakítások idejét (akár összgezve is) és az okokat is.
Mit csináljak, ha nem tudok befejezni egy nagyobb feladatot?
A pipa helyett ilyenkor a stop gombbal állítsd le a feladat mérését. Ezzel dokumentáltad a feladat ezen részének elvégzését. Célszerű egy nagy feladatot több részre bontani, mert így egy adott részt teljesen be tudsz fejezni.
Ha egy nagyobb feladatot részekre bontok, akkor azokat is lehet mérni?
Igen. Egy nagyobb feladatot mindenképp érdemes alfeladatokra bontani, mert így jobban átlátod az egyes részeket, valamint könnyebb lesz egy adott részt egyszerre befejezni.
Tehát vegyél fel alfeladatokat. Amikor elindul a „Dolgozom” állapot, akkor egyből az első alfeladat nevét be is írja a fenti mezőbe, így automatikusan dokumentálja azt, neked ezzel nincs több dolgod. Amikor kipipálsz egy alfeladatot, akkor lementi az időt a program és folytatja a következő alfeladattal. Ha esetleg nem akarod azonnal folytatni a munkát, akkor kattints nyugodtan a stop gombra vagy a szünet gombra. A 30 másodpercnél rövidebb státuszok nem kerülnek dokumentálásra, így ez a néhány másodperces mérés sem.
Ha az utolsó alfeladatot is elvégezted (kipipáltad), akkor a program automatikusan pipálja a feladatot is és visszalép a Mai feladatok listába, így ezzel sincs plusz teendőd.
Mi történik, ha egy feladat mérését elfelejtem leállítani?
A beállításokban megadhatsz egy limitet (alapban ez 120 perc), így a JustDoo figyelmeztetni fog, ha túl későn állítasz le egy feladatot és felkínálja azonnal a lehetőséget, hogy korrigáld a lezárás idejét.
Tudom módosítani az időket, ha véletlenül nem állítom le időben?
További lehetőség a korrigálásra, hogy a grafikonon kattintasz az adott feladatra vagy státuszra. Ekkor előjön egy kis szerkesztő ablak, ahol beállíthatod a valós vég időpontot, sőt itt lehetőséged van arra is, hogy kiegészítsd az adott feladathoz vagy státuszhoz tartozó megjegyzést. Ha esetleg a kezdő időpontot is módosítanod kell, akkor a [Státusz naplót] kell megnyitnod a [Grafikon] oldalról. Itt az utolsó 7 nap összes eseményét tudod még javítani.
Hogyan tudom felfedezni az időrablókat?
Először is dokumentálnod kell minden megszakítást. Ha ezt következetesen megteszed, akkor tudod elkapni az időrablókat. Az időrablók a grafikonon kék színnel lesznek láthatóak. Most még ne aggódj, ha az első héten tele lesz kék sorokkal a grafikon. Ezen mindenki megdöbben az első hét után.
Mit tegyek a felfedezett időrablókkal?
Erre nincs egyszerű és általános válasz, így most csak néhány alapelvet tudok mondani ezzel kapcsolatban. Mindenképpen nagy segítségedre lesz ez a grafikon, amit érdemes akár kinyomtatnod (képernyőkép), és megmutatnod azoknak, akik nem tartják tiszteletben eléggé a munkádat.
Fontos, hogy ne csapd be magadat, azaz dokumentáld azokat az időket is, amikor Te magad vagy az időrabló (facebook, hírek olvasgatása, telefon, chat, email-ek nézegetése, …).
– Először is azt ajánlom, hogy alakíts ki időkereteket, és mindenkivel tudatosítod is, hogy ilyenkor elérhetetlen vagy, hogy most nagyon dolgozol és ezért ne zavarjanak.
– Próbáld az azonnali kommunikációs csatornákat csökkenteni (telefon, skype, személyes). E helyett helyezd át email-re vagy a JustDoo-ra a kommunikációt. Ha kell akkor inkább Te hívd a másikat.
– Csökkentsd az időrablók számát. Legyél kemény magaddal és másokkal is és építsd le azokat a tevékenységeket, melyek rabolják az idődet. Beszéld meg ezt a dolgot azokkal akik rabolják az idődet, az esetek többségében meg fognak érteni és tiszteletben tartják a kérésedet (lehet, hogy néha emlékeztetni kell őket, de idővel megtanulják).
Ha következetes vagy néhány hétig, akkor azt fogod észrevenni, hogy fókuszáltabban tudsz dolgozni egyre hosszabb időszakokban és egyre kevesebbszer szakítanak meg vagy szakítod meg magad. Ez nem csak azért lesz jó, mert hatékonyabban fogsz dolgozni, de sokkal kevesebb stresszel fogod ezt tenni és sokkal több örömödet fogod látni a munkádban.
Ha ez elkövetkezik, akkor az időmérést már nem feltétlenül kell használnod. Ezt kikapcsolhatod a [Beállítások] oldalon az első fül alján, állítsd át a „csak státusz” opcióra. Persze vannak olyan munkakörök, ahol jól jön a mérés, például ez alapján lehet akár számlázni egy ügyfélnek, vagy ez alapján lehet látni, hogy mennyire éri meg egy tevékenységet folytatni az adott feltételekkel.
Tudom, hogy sok kérdésed előjöhet ezzel a témával kapcsolatban, ezt bátran tedd meg itt a bejegyzés alatt!