13597 felhasználó - 317043 feladat

Hogyan kezeljük a partnereinkkel kapcsolatos feladatokat

Ügyfélkezelés (CRM)

Kiadott feladatok szűrése a feladatlistákban

A JustDoo alapvetően egy projekt és feladatkezelő alkalmazás. Azonban lehetőséget ad arra is, hogy kezeljük az ügyfeleinkkel kapcsolatos összes feladatot és információt. Ezeket akár többen is elérhetjük, így egy ügyféllel több kollégánk is foglalkozhat, átveheti a munka bizonyos részeit. Azaz egy egyszerű CRM funkciót is megvalósíthatunk, ahol az ügyfelek összes feladatát, adatait egyben láthatjuk. A feladatok státuszait is változtathatjuk, így az ügyfél aktivitása is nyomon követhető. Ebben a blogban bemutatjuk, hogyan érdemes felépíteni egy olyan projekt struktúrát, ami segíti ezt a munkát és jól áttekinthetően kezelhetjük az ügyfeleinket úgy, hogy nem fog elmaradni semmi fontos feladat.


Projekt struktúra kialakítása a CRM-hez

Rendezés a jegyzetek között

Első lépésként hozzunk létre a projektek gyökerében egy "Ügyfelek" nevű mappát (lehet más név is). Ez alá a mappa alá vegyük fel majd az ügyfeleinket, egy-egy mappába, amit érdemes elnevezni az ügyfél neve alapján.

Az ügyfél mappájában már egyből felvehetjük a velük kapcsolatos alap információkat és feladatokat is. Amennyiben több munkánk (projektünk) is van az adott ügyféllel, akkor érdemes ezt a mappát a munkák alapján továbbontani alprojektekre és a konkrét adott munkához tartozó feladatokat már oda felvenni.

Egy ilyen struktúrát láthatunk a jobbra levő képen.


Ügyfél, feladat státuszok

Projekt statisztika

Az "ügyfelek" mappában vegyük fel azokat a státuszokat, melyek érdekesek lehetnek az ügyfeleinkkel kapcsolatban. Ezt a projekt adatlapon a kulcsszavak fül alatt tehetjük meg, ahogy az a fenti ábrán is látszik.

Az adott feladatoknál pedig amikor megjegyzést írunk, lehetőségünk lesz ezeket a kulcsszavakat könnyen elérni és beilleszteni az adott megjegyzésbe. Azaz ha pl. elküldtünk egy ajánlatot az ügyfélnek, akkor érdemes ezt a kulcsszót is megadni a megjegyzésben.
A későbbiekben leszűrve ere a kulcsszóra láthatjuk, hogy adott időintervallumban mely ügyfelek kaptak ajánlatot. Erről részletesebb leírást a Összetett keresésről szóló bejegyzésben találhatók részletek. Érdemes ezt is elolvasni.

Kiadott feladatok szűrése a feladatlistákban

Ügyfél megosztása munkatársainkkal

Egy adott ügyfél kezelését kiadhatjuk tetszőleges munkatársunknak vagy akár többnek is. Ezt a projekt adatlapon lehet megadni.
Amennyiben egy kollégánk több ügyfelet is kezel, akkor azt akár egyszerre is megadhatjuk a "Projektfa megosztás" segítségével, melyet az "Ügyfelek" mappa felett jobb egérmenüre előjövő funkciók között találjuk.

Sablon projektek használata, ügyfélkezelés

Amennyiben az ügyfeleinkkel kapcsolatban hasonló munkáink vannak, akkor érdemes egy "minta ügyfelet" létrehozni. Ez alatt pedig felvenni az alprojekteket és a szokásos feladatokat, információkat. Ezt a projektet ezután exportáljuk, ez lesz a minta projektünk. Ha egy új ügyfél jön, akkor egyszerűen importáljuk ezt a minta projektet és nevezzük át az adott ügyfél nevére, majd osszuk meg azokkal a munkatársainkkal, akik ezzel az ügyféllel fognak foglalkozni.

Az ügyfeleinkkel kapcsolatos további feladatokat pedig már az adott kolléga veszi fel a megfelelő munka szerinti projektben. Amennyiben majd keresni kell az ügyfelet valamiért, akkor erre emlékeztető feladatokat lehet felvenni dátum megadásával. Így az adott napon a feladat meg fog jelenni a kollégánk Mai listájában, hogy a megfelelő időpontban keresse meg az ügyfelünket az adott tevékenységgel kapcsolatban.
A megkeresés után egy megjegyzésben rögzíthetjük, hogy mit beszéltünk meg, milyen eredménnyel és itt választhatjuk ki az aktuális ügyfél státuszt is.

Ügyfél bevonása a JustDoo-ba

Legkönnyebben úgy tudunk egy ügyféllel együtt dolgozni, ha az információcsere is a JustDoo-ban történik. Ebben az esetben nem a levelezőben kell keresgetni a válaszait, a küldött dokumentumokat, képeket és egyéb fájlokat, hiszen az ügyfél ezen a felületen tud velünk együtt dolgozni.
Ehhez meg kell hívni az ügyfelünket a JustDoo-ba, amit úgy tehetünk meg, hogy felvesszük öt partnerünknek. Az ügyfél 10 projekt és 50 feladat erejéig ingyen használhatja a JustDoo-t, ami az esetek többségében elég. Amennyiben ennél többre van szükség, akkor vagy mi biztosítjuk számára a használatot úgy, hogy bevonjuk a céges csoportunkba vagy ő fizet elő a JustDoo szolgáltatásra és amellett, hogy velünk hatékonyan tud dolgozni, a saját munkáját is szervezettebbé, átláthatóbbá teheti.