Projekt struktúra felépítése, kezelése
JustDoo-ban a projektek elhelyezése, a struktúra felépítése elég szabad, azaz egy közös projektet a felhasználók a saját struktúrájukba szabadon beilleszthetik, így mindenki úgy látja a struktúrát, ahogy ez neki a legjobban kézre esik.
Ez jó abban az esetben, ha több független vállalkozás dolgozik együtt. Azaz ha külsősökkel is együttműködünk a JustDoo segítségével. Azonban egy cégen belül ez a szabadság nehézkessé teheti a projekt struktúra átláthatóságát, ha nem figyelünk jól oda és a munkatársaink más helyekre rakják a projekteket. Ezen segít az új céges projektfa.
Céges projekt struktúra
A jelenlegi struktúra megmaradt, így a szabadság is abban az esetben, ha saját projektekről vagy külsős projektekről van szó. Emellett azonban lehetőség lett egy céges egységes projekt (mappa) struktúra kialakítására.
A céges struktúra kialakítása már nem annyira szabad, mint a „saját” projektfa, ezért ez csak Menedzser jogosultságú felhasználóknak engedélyezett és természetesen a céges csomag tulajdonosának.
A céges projektfát csak a cég munkatársai láthatják (akik a céges csoport felhasználói). A projektek tartalmának elérhetősége azonban továbbra is szabadon meghatározható a managerek számára. A képen látható is, hogy bizonyos projektek halvány szürke színnel lettek kiírva. Ezeknek a projekteknek csak a nevét láthatja az adott felhasználó, de a tartalmukat, azaz a bennük levő feladatokat, információkat már nem láthatja és nem is vehet fel ide ő addig feladatot, amíg egy manager nem ad erre jogosultságot a projekt adatlapon (ld. lejjebb).
Céges munkatársak beállítása és a „Manager” státusz kiosztása az [Előfizetések] fülön lehetséges a céges csoport tulajdonosa számára. A beállítást a következő oldalon lehet megtenni.
Céges projekt létrehozása
Céges projekt létrehozása nagyon hasonlít az eddigi „saját” projekt létrehozásához, azzal a különbséggel, hogy ezt csak manager jogosultsággal lehet megtenni. Különbség még az, hogy hiába látja mindenki a projektstruktúrát, azaz a projektek neveit, azok tartalmát csak azok a munkatársak látják, akiknek erre jogosultságot adott egy manager a projekt adatlapon. További nagy különbség, hogy a céges projekteket nem lehet külsős partnerekkel megosztani, ezeket csak és kizárólag a cég munkatársai láthatják.
Meglévő projektek cégessé alakítása
Azok a céges felhasználóink, akik már kialakították a saját mappa/projekt struktúrájukat, lehetőségük van azt átalakítani céges projektfává és így megőrizni annak egységes szerkezetét.
Az átalakítást nem csak projektenként lehet megtenni, hanem egy teljes részfát egyszerre is. Azonban mindezt körültekintően kell végezni és néhány szabályra figyelni kell, főleg abban az esetben, ha a projekt struktúrát többen alakították ki a cégen belül. Milyen feltételekkel lehet a konvertálást megtenni:
- Csak a projekt tulajdonosa konvertálhatja cégessé a projekteket
- Archív projekteket nem lehet átalakítani. Ld lejjebb a megoldást.
- Csak olyan projektet lehet cégessé tenni, amit csak a cég munkatársai láthatnak
Az átalakítás előtt egy ablakban láthatjuk az átalakítandó struktúrát. Ha minden projekt mögött zöld pipa van, akkor egy kattintással mehet is az átalakítás. Amennyiben nem lehet egy projektet átalakítani, akkor a projekt mögött látszik ennek az oka. Ha van a projektek között olyan, ami nem a miénk, akkor két dolgot lehet tenni. Az egyik lehetőség, hogy az adott projektek tulajdonosa átadja nekünk a projektet és ezután már mehet a konvertálás. A másik lehetőség, hogy az adott tulajdonos végzi el a konverziót ezeken a projekteken (manger joggal kell, hogy rendelkezzen), majd a céges projektfában lehet tetszőlegesen rendezni a projektfa szerkezetét. Ez a későbbiekben is bármikor megcsinálhatja egy manager joggal rendelkező felhasználó.
Céges projektek archiválása
Az archív projektek kezelése máshogy történik céges esetben, mint saját projekteknél. A céges projektet nem lehet közvetlenül archívvá tenni, ezért érdemes a céges projektfában egy [Archívum] nevű mappát létrehozni és ide átmozgatni azokat a projekteket, melyeket nem akarunk látni már az aktív céges projektek között.
Tehát a megoldás az, hogy konverzió előtt aktívvá kell tenni ezeket a projekteket, majd a konverzió után áthelyezni az [Archívum] nevű mappába.