Reggeli Tervezés szokás kialakítása
Miért érdemes (kell) kialakítani a Reggeli Tervezés szokását? Akármilyen eszközt is válasszunk a vállalkozásunk, munkánk, életünk szervezésére, hatékonyabbá tételére, csak akkor fog működni, ha azt használjuk is. Csak akkor fogjuk használni, ha megbízunk benne. Csak akkor fogunk megbízni benne, ha a benne levő információk, feladatok frissek. A Reggeli Tervezés naponta mindössze 5 percet vesz igénybe, ha minden nap elvégezzük, azaz kialakítjuk azt a szokást, hogy minden munkanapot ezzel kezdünk.
Csak akkor fog kialakulni ez a szokás és beépülni az életünkbe, ha minden munkanap elvégezzük. Ezért következetesnek, keménynek kell lenni e tekintetbe, mert csak ez az egy szokás végérvényesen megváltoztatja az életünket. Egy szokás kialakulásához idő kell, ez 2-3 hét vagy akár még több is lehet. Addig kell figyelni erre, amíg már rutinná nem válik. Ha kialakult a szokás, akkor a későbbiekben már nem kell amiatt aggódnia, hogy ha kimarad egy nap. Természetesen az a legjobb, ha ezt a szokást ugyanannyira betartjuk, mint a reggeli fogmosást, de ha néha egy nap kimarad, akkor annak csak annyi hatása lesz, hogy a következő alkalommal ennyivel több ideig fog tartani ez a tevékenység.
Mit kell tennie a Reggeli Tervezés alkalmával?
- Gyűjtse össze a feladatokat, információkat!
- Tegye be a feladatokat, információkat a megfelelő projekt mappába!
- Döntsön egyesével arról, hogy mikor fogja megoldani az adott feladatot!
- Rakja sorba a Mai feladataidat és válassza ki az elsőt, aminek majd egyből nekiáll!
1, Gyűjtse össze a feladatokat, információkat – töltse fel az INBOX listáját!
Van egy úgynevezett INBOX listája, amiben gyűjti napközben a beérkező feladatokat, információkat (napközben ezekkel ne foglalkozzon, hiszen tervezetten akar dolgozni!). Ezt a tárolót most töltse fel a tegnap óta érkezett (e-mailből, cetliken levő, éjjel eszébe jutott ötletek, …) feladatokkal, információkkal.
2, Helyezze el, a témájuknak megfelelő mappába (projektbe)!
Menjen végig egyesével az INBOX listán és tegye be a feladatot/információt egy mappába (projekt), amiben az adott témával kapcsolatos feladatokat gyűjti (pl. könyvelés, beszerzés, …). Az információkkal most nincs más dolga, a feladatokat viszont még ütemeznie kell.
3, Ütemezze a feladatokat!
Menjen végig újra az INBOX listájában maradt feladatokon és helyezze el a feladatokat a megfelelő listában (Mai, Következő, Valamikor, Határidős), aszerint, hogy mikor fog velük foglalkozni. Ehhez jó ha egyben látja a mára tervezett feladatokat és a következő egy-két hétben elvégzendő feladatokat is (kattintson a Reggeli tervezés listára). Döntsön a következő szempontok alapján: 
- Azonnal megoldom – ha kevesebb mint 2 perc alatt meg tudja tenni
- Átmozgatom a [Mai feladatok] közé – ha ma fogja elvégezni
- Átmozgatom a [Következő 10 nap] listába – ha 1-2 héten belül meg akarja oldani
- Átmozgatom a [Valamikor, talán] listába – ha nem mostanában fogja megcsinálni
- Elhelyezem az [Események] közé – ha konkrét időponttal rendelkezik
- Delegálom – ha nem Ön fogja megoldani
Ez sok lehetőségnek tűnik, de egyszerűen az egérrel át tudja dobni a bal oldali listákba egy mozdulattal a feladatot, így gyorsan el tudja végezni az ütemezést. Ha kiürítette az INBOX-ot, és van még hely a [Mai feladatok] listában, akkor egy-két feladatot áthúzhat a [Következő 10 nap] listából. Ne terhelje túl a mai listáját, gondoljon arra, hogy napközben még közbejöhetnek váratlan dolgok.
4, Tervezze meg a Mai napját!
Nézze át a mára tervezett feladatait a Mai feladatok listában és határozza meg a sorrendet (egyszerűen fogja meg egérrel és húzza a feladatot a másik elé vagy mögé – drag&drop). Ügyeljen arra, hogy délelőtt még hatékonyabban tud munkát végezni. Nagyon fontos, hogy a nap első feladata valami nagyon fontos vagy valami olyan feladat legyen, amit már régóta halogat („nemszeretem” feladat). Ezzel készen is van a Reggeli Tervezéssel. Ha ezt minden nap következetesen megcsinálja, akkor azzal 3 dolgot fog elérni:
- A rendszere friss lesz, így bármit könnyedén megtalálhat benne, megbízik benne.
- Csökkenti a stresszt, mert már nem a fejében tárolja az információkat, feladatokat.
- Ez a tevékenység csak néhány perc befektetést igényel naponta, de akár több órát is nyerhet vele.
Ne feledje, ha kész van a Reggeli Tervezéssel, akkor azonnal álljon neki a betervezett első feladatnak. Ne nézegessen híreket, facebook-ot vagy ne kezdje el az e-mailjeit olvasgatni. Ezekkel leghamarabb az első feladat elvégzése után foglalkozzon, ez lesz a jutalma.
Letölthető infografika a Reggeli Tervezésről
