Ma már mindenki tudja, hogy a munka és az élet is annyira összetetté vált, hogy hatékonyan kezelni a feladatokat csak valamilyen projekt kezelő eszközzel lehet. Ez hatványozottan igaz, ha többen dolgozunk együtt.
Számtalan dologgal foglalkozunk egyszerre, melyekhez nyitunk egy projektet, egy mappát és abba helyezzük el a hozzá kapcsolódó feladatokat, információkat. Ha a projekt összetettebb, akkor szétbontjuk és felveszünk alprojekteket. Ahhoz, hogy mindig képben legyünk, időnként átnézzük ezeket a projekteket.
Mikor kezd nehézkessé válni egy projektmenedzsment rendszer?
Ez jól hangzik és jól is működik, egy ideig. Amikor azonban olyan sok projektünk lesz már, amit egyszerűen nem látunk át, illetve már nem tekintjük át egyesével őket időnként, akkor elkezd a rendszer amortizálódni. Már nem rendeljük hozzá az információt vagy feladatot a megfelelő projekthez, csak beírjuk a feladatlistába, mert nehéznek érezzük megkeresni a sok projekt közül a megfelelőt.
Ez már nem jó, és ha így marad, akkor egyre nehezebb lesz a projektjeink kezelése és egyre kevesebbet ad a rendszer a hatékonyságunkhoz.
Mi a megoldás?
A megoldás az, hogy kezeljük külön a napi szinten tényleg aktív projekteket és azokat, melyekkel valamiért nem foglalkozunk minden nap vagy már többet soha. Egyszerűsítsük a projekt struktúrát, tegyük újra átláthatóvá, szerethetővé. Azaz archiváljuk azokat a projekteket, melyekre aktuálisan nincs szükségünk.
Ezt a kérdést a JustDoo-ban nagyon egyszerűen és rugalmasan oldottuk meg. A cél az volt, hogy ne okozzon semmiféle félelmet az, hogy archiválok egy projektet. Ha félünk megtenni, mert úgy gondoljuk, hogy ha később mégis kell, akkor nehéz visszahozni, akkor nem tesszük meg.
A JustDoo-ban 1 kattintás az archiválás és 1 kattintás a visszaállítás, azaz az archivált projektet bármikor újra aktívvá tehetjük nagyon egyszerűen. A következő videóból a kezelés 1 perc alatt megérthető.
A funkció lényege, hogy megkönnyítse az aktív projektek áttekintését, használatát és könnyebben lehessen egy feladatot vagy információt valamelyik aktív projekthez rendelni.
Ha archiválunk egy projektet, és abban még esetleg maradtak aktív feladatok, azok továbbra is megjelennek a feladatlistákban, így nem kell attól félni, hogy akár az archiválás miatt is „elveszik” egy feladat.
Egy mappa/projekt archiválása az összes alatta levő projekt archiválását is jelenti a struktúra megőrzésével. Amennyiben lenne az archivált mappában olyan projekt, amelyet aktívan szeretnénk használni, annak sincs akadálya. Ebben az esetben ezt a projektet kell külön aktiválnunk a videóban látható módon.
Ha egy megosztott projektet archiválunk, az mindegyik projekttagnál átkerül az archív projektek közé.
Az archiválást eddig egy alapban létrehozott „Archive” nevű mappában lehetett elvégezni. Ennek a jelentősége most már megszűnt és új felhasználók esetében ez a mappa már nem is jön létre. Érdemes ezt a mappát archiválni, amennyiben vannak benne már projektek. Ha nincs alatta még projekt, akkor akár törölni is lehet.