Kergesd el az időrablókat fókuszált munkával!
Mindenki tudja, senki nem csinálja, mi az? Természetesen a fókuszált munkavégzés. Mindenki tudja, hogy csak úgy lehet hatékonyan dolgozni, ha egy konkrét dologra fókuszálunk és csak azzal foglalkozunk 100%-osan. Nagyon sok cikket láttam mostanában, ahol a „multitaskingos” munkavégzés ellen szóltak.
Ha mindenki tudja, akkor miért nem csinálja ezt mindenki?
Annyi információ és egyéb hatás ér minket, hogy szinte képtelenség ellenállni a minden irányból érkező időrablóknak (email, tel, chat, facebook, kollégák, …). Ezek ellen küzdeni csak hihetetlen önfegyelemmel, önuralommal, következetességgel lehet. Vagy ha van valami segítségünk, ami folyamatosan a jó irányba terelget.
A JustDoo új verziójába 2 olyan új funkció került, melyek célja elsősorban az volt, hogy segítsünk ebben a kérdésben végre egy olyan megoldást adni, ami nem igényli azt a hihetetlen önfegyelmet, amivel csak kevesen rendelkeznek. Ezek a funkciók abban fognak neked segíteni, hogy végre fókuszáltan, így akár többszörös hatékonysággal tudj dolgozni. Először is lássuk, hogy néz ki ez a JustDoo-ban és hogyan kell használni.
Fókuszálás a JustDoo segítségével
Akkor tudsz csak fókuszáltan dolgozni, ha előkészíted a munkádat, aminek az első lépése, hogy megtervezed a napod a Reggeli Tervezés módszerével.
Ezt támogatja a JustDoo, így a dolgod csak annyi, hogy kattints az itt jobbra látható „Reggeli tervezés” gombra, így egyből látni fogod a megfelelő listákat. A JustDoo minden reggel figyelmeztetni fog erre, mert ezt fogod látni a felső sorban.
Ha végeztél, kattints a mellette levő stop gombra. Ekkor automatikusan a Mai lista első elemére fog állni a JustDoo, így el is kezdheted az első feladatot (tudod még nincs email, facebook, stb. először csináld meg a nap legnehezebb feladatát!). Ahhoz, hogy ezt megtedd kattints a „Dolgozom” gombra, ami a „Reggeli tervezés” helyén megjelent. Erre kattintva egy fókuszált felületre kerülsz, ahol eltűnik minden zavaró tényező, minden más feladat, hiszen most csak ezzel van dolgod.
Hogy segítsük a fókuszálást egy óra is elindul, ezzel emlékeztetve, hogy nincs mese meg kell csinálni minél gyorsabban ezt a feladatot.
Ha szünetet akarsz tartani, kattints a „Dolgozom” gomb melletti szünet ikonra. Kb. 50 percenként érdemes szünetet tartanod, mert a koncentrációd és ezzel a hatékonyságod is idővel csökken. A szünetet külön méri a program, így pontosan tudod, hogy meddig pihenj.
Az is előfordulhat (sajnos túl sokszor), hogy valaki megzavar a munkában. Ekkor kattints a „Dolgozom” gomb jobb oldalán levő kis háromszögre és a lenyíló listában válaszd ki a „Megszakítás” elemet. Hasznos, ha ilyenkor gyorsan beírod azt is, hogy ki vagy mi szakította meg a munkádat. Ez később hihetetlenül értékes lesz számodra. Természetesen a megszakítás alatt is ketyeg az idő, amit mér a program.
Akár szüneten voltál, akár valaki megszakította a munkádat, ha megnyomod a stop gombot, akkor visszatér a rendszer a „Dolgozom” állapotba és újra méri a munkádat.
Ha elkészültél a feladattal, akkor kattints a pipa ikonra. Ha vannak alfeladatok is felvéve egy feladathoz, akkor ezeket kell kipipálnod, amit így külön mér a rendszer. Amint minden alfeladatot kipipálsz, a program automatikusan kipipálja az adott feladatot és visszatér a Mai listába, hogy belefoghass a következő feladat fókuszált és így hatékony megoldásába.
Statisztika
A nap, hét vagy a hónap végén grafikonok segítségével nézheted meg, hogy mivel foglalkoztál, mennyi volt a hatékonyságod és az elején valószínűleg döbbenten fogod azt megtapasztalni, hogy hányszor szakítottak félbe egy feladat megoldása alatt.
A fókuszálás mellett, talán ez lesz a legnagyobb segítséged. Ahogy írtam, érdemes egy kis megjegyzést fűzni a megszakításokhoz, mert így visszanézve a statisztikát könnyen meg tudod állapítani, hogy melyek voltak azok, amelyek a legtöbbször szakítottak meg és melyek vették el a legtöbb idődet.
A grafikont megjelenítő oldal jobb felső sarkában van egy kis ikon, amire kattintva tételesen és részletesen megnézheted, hogy melyik nap, mikor és mivel foglalkoztál vagy épp mivel nem. Ebben a listában egy hétre visszamenőleg korrigálhatod az időket vagy megjegyzést fűzhetsz az adott tételhez.
Az idő mérése és a statisztika bizonyos tevékenységek, foglalkozáskörök esetén nagyon hasznos, mert ez alapján lehet az ügyfeleknek akár számlázni is. Más munkaköröknél erre talán nincs szükség, így az időmérést egy idő után akár ki is kapcsolhatod. Persze csak akkor, ha már pontosan kielemezted, hogy mik a legnagyobb időrablóid, hogy mire ment el az időd.
Az időmérés még egy dologra nagyon jó. A legtöbb ember alulbecsli egy feladat valós idejét. Van aki felül, de nagyon ritka az, aki elég pontosan eltalálja. Ha egy-két hétig következetesen megcsinálod azt, hogy megbecsülöd a feladataidat és ezt le is írod mondjuk a feladat neve mögé zárójellel, majd ezt összehasonlítod a tényleges méréssel, akkor Te lehetsz az a kivétel, aki elég pontosan meg tudja határozni a feladatai várható időigényét.
A mérést, és az egész fókuszálást kikapcsolhatod a beállítások oldal első fülén. Ha ki akarod kapcsolni az időmérést, akkor azt tanácsolom, hogy a beállításoknál kattints a „csak státuszok” opcióra. Így nem történik időmérés, de nem felejtkezel el a Reggeli Tervezésről és használhatod a fókuszált felületet, ami nélkül sokkal nehezebb lesz fókuszáltnak maradnod.
Még egy paramétert állíthatsz itt be, ami arra szolgál, hogy figyelmeztessen, ha elfelejtenél leállítani vagy kipipálni egy feladatot. Ez alapban 120-ra van állítva, azaz ha egy feladatot vagy szünetet több mint 2 óra után állítanál le, akkor erre figyelmeztet. Előfordulhat, hogy a nap utolsó feladatát nem állítod le. Nincs semmi gond, másnap reggel amikor leállítanád, meg fogja kérdezni a program, hogy valójában mikor is fejezted be a feladatot.
Szeretnélek arra bátorítani, hogy próbáld ki ezeket az újdonságokat és írd meg a véleményedet. Mi is tudjuk, hogy még lehet fejleszteni ezt a funkciót, de szeretnénk a felhasználóink, a Te véleményed alapján ezt megtenni.
Az utolsó tanácsom, hogy ne filózz túl sokat inkább JustDoo!